Een projectvoorstel schrijven

Als je een project wilt beginnen schrijf je eerst een projectvoorstel. Met dit projectvoorstel kan het bedrijfs- of programmamanagement nagaan of het project voldoende levensvatbaar is om het project op te starten. Het projectvoorstel vormt de basis voor het projectplan. Het projectvoorstel is opgedeeld in zeven onderdelen.

De onderdelen van een projectvoorstel:

·         De volgende onderdelen moeten minimaal terugkomen in het projectvoorstel:

o   de achtergrond / inleiding

§  de context waarin het project zich bevindt

§  de aanleiding om het project te starten

o   de projectdefinitie

§  de projectdoelstellingen

§  het bereik (de scope) en de afbakening

§  de belangrijkste projectresultaten

§  de randvoorwaarden

§  de relaties met andere projecten

o   de hoofdlijnen van de business case

§  de bijdrage(n) van de resultaten van het project aan de strategie van het bedrijfs- of programmamanagement

§  de redenen waarom het project wordt gestart

o   de projecttoleranties

o   de kwaliteitsverwachtingen van de klant

o   de acceptatiecriteria

o   onderkende risico’s

Een projectplan schrijven

Als je eenmaal het projectvoorstel hebt geschreven, en hiervoor de goedkeuring van het management hebt gekregen, dan kun je beginnen met het opstellen van het projectplan. Het projectplan beschrijft op hoofdlijnen hoe, door wie, waarmee, wanneer en tegen welke kosten het projectresultaat wordt gerealiseerd. Het projectplan is de basis voor de start van de uitvoering van het project. Pas nadat het projectplan is goedgekeurd door het management kan er worden begonnen met de uitvoering.

De onderdelen van een projectplan:

·         De volgende zes onderdelen moeten minimaal terugkomen in het projectplan:

o   Een planbeschrijving en de scope

o   De projectvoorwaarden

o   De externe afhankelijkheden

o   De plan aannames

o   Een (grafische) weergave van:

de samenhang van de verschillende op te leveren producten

De productbeschrijvingen

Een planning van de activiteiten

Een tijdsplanning

Het projectbudget

Het wijzigingsbudget

De benodigde mensen en middelen

De projecttoleranties

o   Een inventaris van mogelijke risico’s